Webディレクターがスケジュール管理するのに大切なたった一つのこと

案件の掛け持ち、複数のタスク管理などWebディレクターは常にスケジュールに追われて業務していることと思います。

サイト制作の「納期」を守るために、スケジュール管理を行うことはWebディレクターの重要な任務ですが、どうもうまくいかないと困っていませんか？

やるべきことがまとまり、スタッフもアサインできた、納期も決まった、なのに業務がスケジュール通り進まないとストレスを抱えていらっしゃるWebディレクターが世の中には多いことともいます。

確かにスケジュールを決めたのに、それがうまくいかなければWebディレクターの責任ですからディレクター自身で解決しなくてはいけませんね。

今回はスケジュール通りに物事を滑らすための大切なたった一つの重要ポイントをお教えします。

まずは確認！スケジュールを組むために必要なことは決まってる？

今回のテーマはスケジュール通りに物事を進めるためのポイントですが、そもそもスケジュールがしっかり組めていますか？

スケジュールを組むために必要な3つの要素をもう一度ご確認ください。

・納期
・納期までにやるべきこと、制作するべきもの
・担当

スケジュールを組むためには、このどれか一つでも欠けてはスケジュールを組むことはできません。

納期が決まっていないのは論外ですが、やるべきことが見えてなかったり、誰がやるのか（担当が）決まってなければスケジュールに組み込むことができません。

そもそもスケジュールになりませんよね。

これは大きなプロジェクトも小さなプロジェクトでも同じです。

またそれぞれのタスク管理においても同様です。

結局個々の細かなスケジュールの集合体が全体のスケジュールになっているだけなんですよね。

サイト制作は短くても２～３ヶ月、大規模なサイトになると半年～１年程度かかりますよね。

全体を見渡したうえで、スパンをうまく区切って小さなスケジュールを組み合わせていく作業がスケジューリングという作業です。

もう少し具体的に解説しますと、サイト制作には必ず次のような作業が必要になります。

・打ち合わせ
・サイトマップ作成
・ワイヤーフレーム作成
・システムの要件定義書作成
・デザイン
・コーディング
・CMS構築
・システム開発
・コンテンツ制作やCMSへの入稿
・それぞれにおいて成果物のレビューや修正指示
・公開前の確認作業

こうした各工程に誰を割り当て、それぞれどのくらいの工数でできて、修正や確認作業にどの程度の時間が必要なのかを想定した上でスケジュールを作成するということです。

また数か月にも及ぶプロジェクトの途中では仕様の変更により、リスケが必要となるときもざらにあります。

そうした時もまったく同じで、変更に対してどのような作業が必要になるのか、誰がやるのか、いつまでにやるのかを決定した上でリスケを行うというわけです。

Webディレクターとして経験が浅い方は、半年後に公開と言われてもなかなかその全体像を想像することは難しいかもしれません。

まずは今回の話を念頭において、先輩のもとで経験を積んでいきましょう。

サイトがどのように出来上がっていくのか、どのような人たちと関わり合いながら制作を進めていくのかを学んでください。

一人前になった際に改めてこのページを読んでいただければ、さらに深く内容が理解できるはずです。

スケジュールは納期通りにサイトを納品するためにもっとも大切な行動計画です。

今一度、ご自身の立てたスケジュールは抜かりのないスケジュールなのかを確認してみましょう。

スケジュールは共有してこそ意味がある

抜かりのないスケジュールは立てられましたか？

それでは次に確認していただきたいことは、それがクライアントも含めた関係者全員で共有できているかということです。

スケジュール実行に際して、必要な人間に伝わってなければそれはスケジュールとして成り立ちません。

そんな難しいことではありませんよ。

ただ「みんなでこのスケジュールでやっていこうね」と理解してもらうために、全員でスケジュールは共有するようにしましょう。

その際、どんなツールを使うのが最も効率的か？

私がお勧めするのはGoogleドライブのスプレッドシートです。

サイトマップ作成のページでも紹介しましたが、共同編集ができて端末関係なく、gmailアカウントさえ持っていればどこでも確認できますから大変便利です。

無駄なファイルの送信もないので、手間を省けます。是非活用してみましょう。

スケジュール管理をするのに大切なたった一つのこと

ここまできちんと計画をすれば、完璧！なのですが、これはあくまでも準備です。

計画したものをきちんと実行させる管理能力がWebディレクターには必要なんですね。

スケジュールは組んだのにうまくいかないという方は、ここが欠けているんですよ。

では管理するためには何が必要なのか？

ここまで読んだ方なら、もうお分かりかもしれませんね。

これがまさにWebディレクターがスケジュール管理をするのに大切なたった一つのポイントとなります。

それは、

提出や制作には明確な納期を設定する

ということです。

もう一度スケジューリングの考え方をおさらいしていただきたいのですが、小さなタスクや作業のスケジュールの集合体が全体のスケジュールとなります。

つまりそれぞれのタスクや作業が一日でも遅れれば、そしてそれがいくつも重なれば大きなスケジュールのずれへと発展してしまいます。

過去、私の部下が抱えていたディレクション案件において以前このようなことがありました。

実はこうしたことは、制作現場でよくある出来事です。

注意深く読んでみてください。

それはライティングのスケジュール管理の際の出来事だったのですが、3名体制で60コンテンツのライティングを進めることになっていました。

プロパー社員、外注も含めたライティングチームを組み、出来上がったサイトマップを見ながらスケジュールの打ち合わせを進めていました。

それぞれに役割分担をし、一人20コンテンツほどを受け持つことになりました。

そこで担当ディレクターである部下が、「いつくらいにできる？」と投げかけるわけですね。

するとライターが「週末か週明けには一本仕上げます」と答えたのです。

わかりますか？間違いがあることに。

私ならこんな問答は絶対にしません。

私に限らずWebディレクターであれば絶対にするべきではないのです。

いや、サイト制作に関わる人間であれば絶対にやってはいけません。

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この間違いに敏感に反応できる方は、きっとスケジュール管理が上手な方だと思います。

答えを一言でいうと「明確な納期が設定できていない」という点です。

①「いつくらい」とWebディレクター自身が曖昧な質問をしてしまっている

②ライターも「週末か週明け」と曖昧な回答をしてしまっている

この「曖昧さ」が大きな間違いなんですね。

このケース、例えばWebディレクターが勝手に期待して、上司である私に「週末までに一本仕上がります」と報告してきたとします。

そこで私は「なるほど、一本仕上げる日数はこんなもんか」と計算し、20コンテンツであればざっくりこれくらいかなと把握するわけです。

でも実際上がってきたのが週明けだとしたら、ここで一日、二日のズレが生じます。

本来であれば週明けから次の一本が始まるところを、一日、二日遅れて開始し、さらにそれが一日、二日とズレていけば結局20コンテンツ終わった時には一か月近く遅れている可能性もあるわけです。

一本一本のスケジュール管理の曖昧さが、全体のスケジュールに大きな影響を及ぼすことがわかりますよね。

当然、Webディレクターであれば多少の余裕は持ってスケジューリングしますから少しの遅れは挽回できる仕組みの中で制作を動かしてはいるでしょうが、それはあくまでも不測の自体や、本当に必要な際にじっくりと余分な時間を使いたいじゃないですか。

そうじゃなければ「曖昧な納期設定」が自分の首を締めることになってしまいます。

納期に間に合わないわ、焦って仕事をしなくてはいけないわで良いことなんて一つもないですよね。

ですからこのケースでは、

・「いつ提出できる？」と明確な答えを求める質問をする
・「金曜日の午前一杯で提出します」といった明確な答えを求める

その上で一人ひとり担当のスケジュールをこれはいつまで、これはいつまでとはっきりと答えさせ、スケジュールを組んでいかなくてはいけないわけなんですね。

これは決してライティングの話だけではありません、デザインも開発もすべての工程において、すべての担当に「これはいつ提出できる？」を答えさせる必要があるのです。

またクライアントへの依頼も同様です。

例えばクライアントに素材を提供していただくのであれば「いつ提出していただけますか？」と明確な日付をお知らせいただくことが大切です。

まったく遠慮する必要はありませんからね。

だって、クライアントのためのサイト制作ですから。

早くサイトを公開することを誰よりも願っているのはクライアント自身なんですから、クライアントにも制作スタッフと同じようにきちんとスケジュールを守って、行動してもらいましょう。

特に素材の提供やライティングといった上流工程は、それがなければ次の工程に進むことができませんから、さらにスケジュールに対する意識は重要になります。

ただし、注意しなくてはいけないのは決して無理はさせないことです。

「それは無理でしょ」と思うようなスケジュールを組んで、やっぱり無理だったということになればスケジュールはおろか、無理をしたことによって疲弊してしまいます。

そこはWebディレクターが手綱を握って、上手にコントロールしてあげましょう。

Webディレクターがスケジュール管理するのに大切なたった一つのことまとめ

いかがでしたでしょうか。

納期を設定するというのは、単純そうにみえて難しいんですよね。

ある程度強制しなくてはいけませんし、それぞれの担当にプレッシャーを与えることにもなります。

でもそれをコントロールするのがWebディレクターの重要任務ですから、無理をさせず、且つ明確な納期を設定し、全員に一つ一つの作業をこなしていただくということを意識してスケジュール管理をしてみましょう。

スケジュール管理の他に、進捗を首尾よく進めていくためのクライアント折衝術やコツもまとめていますので、そちらも是非参考になさってください。